Checklist! 6 ขั้นตอน ที่ผู้จัดต้องรู้ ก่อน จัดอีเว้นท์ ต้องเตรียมตัวยังไงบ้าง?
ก่อน จัดอีเว้นท์ ต้องเตรียมตัวยังไงบ้าง?

ฝากถึงเหล่าผู้จัดงาน หรือ Event Planner ทุกท่าน เชื่อว่าหลายๆ ธุรกิจในช่วงนี้น่าจะเริ่มหันกลับมาทำการตลาดผ่านการจัดอีเว้นท์อย่างจริงจังกันอีกครั้ง โดยเฉพาะการจัดอีเว้นท์ในรูปแบบออฟไลน์ (On-Site Event) เนื่องจากก่อนหน้านี้อาจจะไม่สามารถทำให้จัดงานต่างๆ ได้ ด้วยเงื่อนไขและปัจจัยจากสถานการณ์ของโควิด-19 รวมถึงเศรษฐกิจในช่วงที่ผ่านมา

6 ขั้นตอนการเตรียมตัว ที่ต้องรู้ก่อนจัดอีเว้นท์ ที่จะช่วยให้งานออกมาดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. ศึกษาสถานที่ (จัดอีเว้นท์)

สิ่งสำคัญที่ผู้จัดต้อง Checklist เป็นอย่างแรกก่อนจัดอีเว้นท์นั้น คือเป็นเรื่องของ สถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์ ในรูปแบบออฟไลน์ โดยต้องศึกษาหาสถานที่ข้อมูลให้สอดคล้องกับจำนวนผู้เข้าร่วมงานแล้วนั้น ผู้จัดเองก็ต้องไม่ลืมที่จะลงพื้นที่เพื่อสำรวจสถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์ด้วยว่าเหมาะสมหรือไม่

สำหรับการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้นั้นต้องมีการเว้นระยะห่างด้วย และอย่าลืมที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องของความสะดวก ความปลอดภัย รวมไปถึงอ่านสัญญาการเช่าอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนการเซ็นสัญญาด้วยนะคะ

2. ลิสต์รายชื่อ (แขก/คนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจคุณ และสื่อมวลชน)

หลังจากที่เราได้ทำการศึกษาสถานที่ครบเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาที่ผู้จัดควร Checklist และต้องเตรียมสำหรับการจัดอีเว้นท์นั้นคือ การลิสต์รายชื่อ (แขก/คนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจคุณ และสื่อมวลชน) เพราะงานอีเว้นท์ งานจัดแสดงสินค้า หรือประเภทอื่นๆ นั้นเป็นการได้รู้จักบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอีกหลายคนอย่างมากมาย ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั่นเอง

เพราะฉะนั้นต้องอย่าลืมลิสต์รายชื่อต่างๆ ลงบนแพลนเนอร์ของคุณ หรือถ้าหากคุณต้องการเรียกสื่อมวลชนมาร่วมงานของคุณด้วยเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ ก็ควรเตรียมหนังสือเชิญสื่อมวลชนต่างๆ ไว้อีกขั้นหนึ่งให้เรียบร้อย

3. ระบบจัดการหน้างานและกิจกรรมภายในงาน

มาถึงขั้นตอนที่สาม เรียกว่าเป็นขั้นตอนที่จะช่วยตัดสินว่างานอีเว้นท์ของคุณมีอะไรน่าสนใจ หรือมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการมากแค่ไหนด้วยเช่นกัน กับ ระบบจัดการหน้างานและกิจกรรมภายในงาน ในส่วนของระบบจัดการหน้างานนั้น คุณจะต้องออกแบบสถานที่และเลือกอุปกรณ์ตกแต่งงานของคุณ เพื่อออกแบบงานให้เข้ากับแบรนด์ โดยคุณสามารถออกแบบ Service ต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น

การขายบัตรการ/ลงทะเบียนด้วยตู้ Kiosk, คอมพิวเตอร์ เพื่อเก็บข้อมูลและประหยัดเวลา
Kiosk / คอมพิวเตอร์ Check-in หน้างาน
ระบบ Engagement ภายในงาน

4. วางแผนงบประมาณ (เพื่อให้คุ้มค่าที่สุด)

มาถึงอีกหนึ่งขั้นตอนที่เรียกว่าสำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะถ้าขาดสิ่งนี้ไปก็อาจทำให้ผู้จัดไม่สามารถจัดงานนั้นๆ ขึ้นมาได้นั่นก็คือ การวางแผนและเตรียมงบประมาณ โดยต้องทำการวางแผนให้ละเอียดรอบคอบอย่างถี่ถ้วน ไม่ว่าจะเป็นเงินสำหรับสถานที่ หรือเงินสำหรับการประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

เพราะเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นการที่คุณสามารถวางแผน จัดสรร แบ่งงบนั้น จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกินงบในส่วนที่วางเอาไว้ (เพื่อให้คุ้มค่าที่สุด)

5. วิธีการประชาสัมพันธ์ (เพื่อกระจายข่าวอีเว้นท์)

อีกหนึ่งข้อที่สำคัญมากๆ เช่นกัน หากคุณเป็นหนึ่งในผู้จัด หลังจากที่ได้มีการกำหนดในด้านของงบประมาณ สถานที่ รวมไปถึงลิสต์รายชื่อแล้วนั้น เราจำเป็นต้องมี วิธีในการประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์ เพื่อกระจายข่าวอีเว้นท์นั้นๆ ให้เป็นที่รู้จัก

ดังนั้นการใช้สื่อมวลชนเป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์หลักอาจไม่เพียงพอ เพราะฉะนั้นอย่าลืมประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานคุณเพิ่มเติมโดยการใช้ช่องทางโซเชียลมีเดีย รวมถึงแพลตฟอร์มต่างๆ อีกทั้งการสร้างกิจกรรมต่างๆ ทั้งก่อนวันงาน (Pre-Event) และในวันงาน (During-Event) เพื่อเพิ่มลูกเล่นให้งานอีเว้นท์นั้นให้น่าสนใจยิ่งขึ้น

6. ความปลอดภัย (ภายใต้มาตรการโควิด)

ข้อสุดท้ายนี้ถือว่าสำคัญที่สุดในการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้เลยก็ว่าได้ นั่นก็คือ ความปลอดภัย ที่เราจะต้องให้ความสำคัญและเพิ่มมาตรฐานความเข้มงวดในเรื่องความสะอาด การเว้นระยะห่างในงานอีเว้นท์ให้มากขึ้นเนื่องจากสถานการณ์การระบาดของโควิด-19 ทั้งในฐานะของผู้จัด และผู้ที่เข้าร่วมภายในงาน และการใส่แมสก์ตลอดระยะเวลาในการร่วมงาน เพื่อป้องกันการระบาดของโรคที่เรากำลังเผชิญหน้าอยู่

ขอขอบคุณข้อมลจาก zipeventapp.com